In den beiden ersten Beiträgen ging es eher um interne Pressearbeit. Diesmal geht um den ersten Schritt an die Redaktionen. Was unabdingbar, oder besser gesagt, professionell ist, ist das Vorstellen bei den Redaktionen und die Möglichkeit den Presseverantwortlichen zu finden und erreichen zu können.
Die beste Möglichkeit sich bei Redaktionen vorzustellen, ist immer noch das Telefon. Auf Terminen und Veranstaltungen sind meistens freie Mitarbeiter unterwegs. Wenn dann doch ein verantwortlicher Redakteur „draußen“ ist, ist natürlich da die beste Möglichkeit.
Rufe bei den Redaktionen an. Ganz einfach. Allerdings sollte der Anruf erst ab 9 Uhr oder 10 Uhr sein. Höchstens noch bis 13 Uhr. Danach sind bei den meisten (Print-)Redaktionen Besprechungen, Zeit für Recherche und einfach das Blattmachen (wie man das so nennt) im Vordergrund.
Schaue auf den Webseiten nach, wer für Sport verantwortlich ist. In 99,99999 Prozent der Fälle steht das neben dem Namen. Rufe dann dort direkt an. Falls das nicht klar erkennbar ist, rufe beim (hoffentlich erkennbaren) Sekretariat oder der Redaktionsassistenz an. Die können Dich weiterleiten.
Stelle Dich vor (mit Namen, Verein/Abteilung und Funktion im Verein/Abteilung) und biete Deine Unterstützung bei den Themen rund um den Sport (hier eben das Tischtennis) an.
„Guten Tag, mein Name ist Thomas Müller. Ich neu für die Pressearbeit im SV Hintertupfingen für die Tischtennis-Abteilung verantwortlich. Anfragen gehen bitte an mich, da ich die Anfragen koordiniere. Meine Kontaktdaten sind die Mobilnummer 0171 23456789 und meine E-Mail-Adresse ist thomas.mueller@sv-hintertupfingen.de.“
In aller Regel notieren sich die Redakteure das und nehmen Dich mit Deinen Kontaktdaten in die Datenbank auf. In den meisten Fällen hat jeder Redakteur seine eigene Datenbank. Nur dann gehen Anfragen nicht direkt an den Vorstand oder den Abteilungsleiter. Wenn Du als Ansprechpartner geführt wirst, bist Du derjenige, der angerufen wird. So bist Du informiert, was los ist, wie das schon im ersten und zweiten Beitrag steht.
Falls die Redaktion eine Mail haben wollen, dann schicke sie auf jeden Fall.
Und jetzt kommt das Wichtigste: Manchmal gehen die Daten verloren. Dann schauen Redakteure auf die Webseiten der Vereine. Deine Kontaktdaten sollten auffindbar (schnell auffindbar) sein. Soll heißen: Bei „Kontakt“ oder „Über uns“ oder sogar „Unser Vorstand“ (siehe dazu Beitrag 1) sollten Deine Daten stehen. Da muss nicht unbedingt Deine Adresse stehen oder Deine private Nummer, Mobilnummer und E-Mail reichen. Wenn Du da nicht stehst, geht die Anfrage an den Vorstand und Du bist erst mal raus.
Daher gilt:
- Stelle Dich den Redaktionen als (neuer) Pressearbeiter per Telefon vor.
- Sei (schnell) auffindbar und erreichbar mit Mobilnummer und E-Mail-Adresse
Anmerkung: Ich kann als Journalist, Redakteur und Medienarbeiter sehr viel mehr zu dem gesamten Thema sagen. Das würde den Rahmen sprengen. Mich kann aber für ein Präsenz-Seminar (corona-konform) und als Online-Meeting zur Pressearbeit buchen. Bei Interesse stehe ich – gegen ein Honorar – bereit.