Ein motivierender Projektbeginn in einem neuen Jahr ist elementar für ein gelungenes (gemeinsames) Projekt. Deshalb ist es wichtig, wenn man ein Projekt plant oder umsetzen will, dass man ein Kick-Off-Meeting mit allen Beteiligten organisiert und durchführt.
Auch im Projektmanagement geht es nicht ohne DIN
Wie bei fast allem gibt es auch hierfür eine relevante DIN. Laut DIN 69901-5 findet ein Kick-Off-Meeting nach der Projektplanung und vor dem Start der eigentlichen Durchführung statt.
Kick-Off-Meeting – Was ist das überhaupt?
Ein Kick-Off-Meeting ist eine Besprechung aller Projektbeteiligten, die zugleich den offiziellen Projektstart oder den Beginn einer neuen, wichtigen Projektphase markiertDies ist gerade in virtuellen oder verteilten Teams von enormer Bedeutung, weil sich die Teammitglieder unter Umständen in der Durchführungsphase nur noch selten persönlich treffen werden.
Ein Kick-Off-Meeting ist nicht zwingend notwendig, doch gerade erfolgreiche Projekte beginnen meist mit einem Treffen, das für den nötigen Motivationsschub bei allen Beteiligten sorgt. Das Meeting bietet auch die beste Gelegenheit, um aus einzelnen Beteiligten ein Team machen und alle Teammitglieder auf die gemeinsamen Ziele (als Beispiel: Mitgliedergewinnung) zu motivieren.
Doch kein Kick-Off-Meeting, wie auch andere Aufgaben im Verein oder Abteilung, kann ohne Planung gelingen. Die folgende Liste hilft dabei, an alle wichtigen Punkte zu denken und ein erfolgreiches Kick-Off-Meeting abzuhalten.
So bereitest Du das perfekte Kick-Off-Meeting vor
Immer gut vorbereitet sein
Projektziele und gewünschte Ergebnisse definieren, Eckpunkte mit den Projektinitiatoren klären (zum Beispiel: Mitgliedergewinnung).
- Teammitglieder festlegen.
- Kontaktdaten für jedes Teammitglied zusammentragen. Dann kann jeder jeden im Vorfeld um Hilfe bitten oder Fragen beantwortet werden.
- Verantwortlichkeiten klären: Welches Teammitglied soll welche Funktion im Projekt erfüllen?
- Vorläufige Projektplanung erstellen (Zeitplan, Budgetplanung, Ressourcenplanung).
- Ablauf und Agenda des Meetings detailliert festlegen.
Gute Planung ist alles – Das Meeting organisieren
- Teilnehmer des Meetings bestimmen oder anfragen.
- Ort, Zeit und Dauer des Meetings abstimmen.
- Raum in ausreichender Größe und mit entsprechender Ausstattung buchen/für sich reservieren (Verfügbarkeit von Beamer, Notebook, Flipchart, Tafel etc. vorab prüfen).
- Eventuell Catering (vor-)bestellen.
3 Tage vor dem Meeting
- Präsentation des Projektes vorbereiten
- Mindestens zwei Tage vor dem Meeting die Agenda und die Grobplanung des Projektes an alle Teilnehmer verschicken.
- Unterlagen vorbereiten, die an die Teilnehmer ausgegeben werden sollen und in ausreichender Zahl vervielfältigen.
- Einen Protokollanten/eine Protokollantin bestimmen, der/die die Ergebnisse des Meetings festhält.
- Die Initiatoren bitten, einige einleitende Worte zur Wichtigkeit und Bedeutung des Projektes vorzubereiten.
Am Tag des Meetings – Der Anfang ist wichtig
- Die Minuten vor Beginn des Meetings zur Kontaktaufnahme und zum zwanglosen Kennenlernen nutzen
- Begrüßung und einleitende Worte durch den Projektleiter/die Projektleiterin
- Vorstellung der Meeting-Agenda
- Vorstellungsrunde: Alle Teilnehmer sollten kurz ein paar Worte zu sich sagen.
- Darstellung der Ziele des Projektes: Welches Ergebnis soll erzielt werden?
- Erläuterung des Projektnutzens: Was soll nach Abschluss des Projektes besser sein als vorher? (Der Neubau soll weniger Energie benötigen als der alte Bau)
- Optional: Einleitende Worte der Initiatoren zum Projekt
Der weitere Meetingverlauf – Details sind unwichtig (vorerst)
Bei einem Kick-off-Meeting geht es um eine erste Weichenstellung für das Projekt und noch nicht um die Detailarbeit. Anmerkungen, Kritik, Bedenken usw. sollten ernstgenommen und protokolliert werden. Es sollte sich allerdings keine Diskussion um Details des Projektplans oder einzelner Arbeitspakete entspinnen.
- Entwurf des Projektplans erläutern
- Rollen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten besprechen
- Arbeitsumfang besprechen (Wurden der Zeitrahmen für das Projekt, die einzelnen Projektabschnitte und wichtige Meilensteine richtig gewählt?)
- Plan besprechen: Abhängigkeiten, Flaschenhälse, Erfolgsfaktoren im Projektplan besprechen (Wo könnten potenzielle Probleme auftauchen?)
So solltest Du beim Meeting weitermachen – Wie wird ab sofort kommuniziert?
- Wie oft finden Status-Meetings statt? Wer nimmt daran teil? Können Sie auch am Telefon stattfinden? Hier sollten die ersten Termine bereits vereinbart werden.
- In welchem Rhythmus soll dies geschehen? Wer darf ein Update vornehmen? Wer hat das Recht, wichtige Meilensteine oder Deadlines zu verschieben?
- Wie ist das Berichtswesen geregelt? Wer berichtet wann an das Management/an die Auftraggeber?
- Welche Kommunikationskanäle sollen genutzt werden? – Telefonkonferenzen, Video-Meetings, E-Mail, Präsenz-Meetings, Abstimmung über Projektmanagement-Software etc.
- Welche Dokumente werden erstellt? Wie ist die Ablage geregelt?
Der Schluss – Zusammenfassung und Ausblick
Hier sollte auch die Stimmung im Team eruiert werden. Für Zweifel, Bedenken und Fragen sollte genügend Raum in der Meeting-Planung eingeräumt werden.
Nach dem Meeting – Dokumentation ist auch hier wichtig
Wie auch sonst, sollte alles dokumentiert werden. So auch hier beim Projekt.
- Meeting-Protokoll erstellen und an die Teilnehmer versenden.
- Fragen und Anregungen sammeln und an geeigneter Stelle (im Projektordner auf dem (virtuellen) Laufwerk weiter bearbeiten.
- Plan anhand der Meeting-Ergebnisse anpassen und nochmals versenden.