Es ist nichts Neues: Spielt oder trainiert man in der Halle, bleiben Verwaltungsaufgaben liegen. Das kann zu einem Rückstand bei den Aufgaben führen und zu einem späteren Zeitproblem. Diese Rückstände sind in der Tat ein Problem, denn es kann immer sein, dass dadurch wichtige Aufgaben nicht erledigt werden, die Folgen haben können (z. B. Fördermittel, Prämien, Spenden etc). Deshalb sollten diese unerledigten Aufgaben schnell angepackt werden. Dafür gibt es 7 Tipps.
Tipp 1: Verschaffe Dir einen Überblick
Lege eine Mappe an, die mit „Rückstände“ beschriftet ist und legen diese gut sichtbar auf den Schreibtisch. So hat man es immer griffbereit und wird daran erinnert.
Tipp 2: Priorisiere die Aufgaben
Überlege, ob die Aufgabe wichtig ist. Frage dich: Kann ich diese noch weiteraufschieben oder muss sie erledigt werden? So sieht man auch, ob eine sehr wichtige Aufgabe in den „Rückständen“ befindet. Diese Aufgabe muss dann eine hohe Priorität haben. In aller Regel reichen hier die Kategorien 1, 2 und 3. (1 sehr wichtig, 2 wichtig, 3 (bis jetzt) unwichtig)
Tipp 3: Delegiere, was zu delegieren ist
Förderanträge stellen ist eine Sache für den Chef, aber ein Grußwort für die Festschrift an den befreundeten, das kann auch der Stellvertreter oder der Schriftführer machen.
Tipp 4: Ermittle die Dauer der Aufgabe
Überlege, wie lange man für die Aufgabe benötigt. Es gibt eine einfache Regel bei der so genannten „Dinge erledigt bekommen“-Methode: Dauert etwas weniger als 5 Minuten, mache es sofort.
Tipp 5: Nimm Dir Zeit für die Zeitfresser
Auch wenn das jetzt paradox klingt: Halte Dir Zeiträume für diese „Rückstände“ frei. Plane die Bearbeitung wie bei einer normalen Tagesplanung mit ein. So tauchen diese Aufgaben bei automatisch auf. Eventuell schaffst Du es ja sogar, dass jeden Tag 1 Stunde dafür Zeit und Raum ist.
Tipp 6: Betreibe Ursachenforschung
Auch für diesen Tipp benötigt – leider – Zeit. Betreibe Ursachenforschung nach der Erledigung der Aufgabe (nicht vorher!). Prüfe, warum es zu diesem Rückstand kam. Nur so kann man erkennen, was die Zeit raubt.
Tipp 7: Frage um Hilfe
Sprich mit anderen über die unerledigten Aufgaben. Vielleicht kennen Stellvertreter, Vereinskameraden oder Mannschaftskameraden oder Geschäftspartner eine schnelle einfache und vielleicht sogar kostengünstige Lösung.