Häufig kommt es vor, dass Aufträge und Bestellungen an Dienstleister oder Lieferanten nur „mal eben mündlich“ erteilt werden. Dies kann aber bedeuten, dass die Aufträge entweder nicht richtig, nur teilweise oder überhaupt nicht ausgeführt werden. Stell Dir mal vor, dass Du einen neuen Tisch bestellt hast und dann werden 2 neue Banden geschickt. Dies kostet oft im Ehrenamt erheblich Zeit und verursacht eventuell Kosten, da Aufträge oder Aufgaben erst hinterher richtig besprochen werden können. Doch was gehört in eine Auftragsbestätigung? Das gleiche wie im Geschäftsleben.
Wann ist eine Auftragsbestätigung (AB) sinnvoll?
Eine AB ist insbesondere dann sinnvoll, wenn
- es Abweichungen/Änderungen (z. B. Preise, Mengen, Artikel) gegenüber dem Angebot gibt
- es mehrere Angebotsversionen gibt
- ein freibleibendes Angebot vorliegt
- eine Bestellung ohne vorheriges Angebot erfolgt
Eine Auftragsbestätigung muss nicht sein. Sie ist nur eine im allgemeinen Geschäftsverkehr übliche Form der Willenserklärung. D. h., wenn Du einen Auftrag erteilst, muss der Auftragnehmer keine Bestätigung senden. Das klingt sehr bürokratisch, ist aber eigentlich klar.
Welchen Zweck hat die AB?
Sie kann Missverständnissen vorbeugen
Die AB soll Missverständnisse sowohl auf der Auftraggeber- als auch auf der Auftragnehmerseite vermeiden, damit es im Zuge der Auftragsabwicklung nicht zu bösen Überraschungen und in weiterer Folge zu einem Streitfall kommt. Der Auftraggeber erhält also die in der Auftragsbestätigung formulierte Leistung/Ware. Der Auftragnehmer (Dienstleister, Lieferant) hat die in der Auftragsbestätigung formulierte Leistung/Ware auszuführen/zu liefern.
Sie dient der Absicherung bei mündlicher Beauftragung
Eine Beauftragung kann auch mündlich erfolgen, z.B. im Zuge eines (Telefon-)Gesprächs, einer Beratung etc. In der schriftlichen Auftragsbestätigung werden die mündlichen Vereinbarungen zu Papier gebracht und liegen dadurch auch schwarz auf weiß vor.
Sie zeigt die Abweichungen zum Angebot
Weicht die Auftragsbestätigung in wesentlichen Punkten (z. B. Menge, Artikel/Positionen, Preis, Liefertermin) von dem Angebot ab, wirkt sie wie ein neues Angebot, das der Zustimmung des Auftraggebers bedarf.
Aus rechtlicher Sicht ist auch eine mündliche Auftragsbestätigung zulässig. Allerdings empfiehlt sich immer die schriftliche Form. Denn sollte es im Zuge der Auftragsabwicklung zu einem Streitfall aufgrund von Unstimmigkeiten oder Missverständnissen kommen, kann die schriftliche Auftragsbestätigung als Beweisdokument herangezogen werden – vorausgesetzt, sie enthält die relevanten Daten im Zusammenhang mit dem erteilten Auftrag. Die AB kann sowohl als Geschäftsbrief als auch mit Fax versandt werden.
Welche Aufbewahrungsfrist gilt für die Auftragsbestätigung?
Wie für alle geschäftlichen und vereinstechnische Dokumente gilt auch für die AB eine Aufbewahrungsfrist. Sie beträgt in Deutschland 6 Jahre.